Wie Sie Zeitpuffer im Arbeitsalltag Schaffen

Zuletzt erzählte mir eine Klientin folgendes: „Ich hatte ein Meeting mit einer Kollegin und wir waren 5 Minuten vor unserer für das Meeting vereinbarten Zeit fertig (was für ein Luxus!). Die Kollegin meinte daraufhin zu mir: Ah ich bin so froh, jetzt kann ich endlich mal kurz zur Toilette. Ich bin heute durchgetaktet und schon das erste Meeting wurde überzogen, so dass ich in den letzten 4 Stunden keine 5 Minuten Pause hatte.“

Wie kann die Kollegin sich Zeitpuffer im Arbeitsalltag schaffen?

Raus aus dem Hamsterrad

Kennen Sie solche Tage auch? Tage, in denen Sie sich vorkommen wie der berühmte Hamster im Hamsterrad. Sie rennen und rennen (von einem Meeting zum anderen) und kein Ende in Sicht. Wenn sich solche Tage häufen, entsteht am Ende der Arbeitswoche oft das Gefühl nicht hinterherzukommen. Im schlimmsten Fall setzt nach ein paar Wochen in diesem Arbeitsrhythmus Erschöpfung ein.

Neben den gesundheitlich negativen Aspekten fehlt beim längeren Arbeiten ohne Zeitpuffer häufig die Zeit und der Raum für Wichtiges, Kreatives, Neugedachtes.

Bewusstsein für Zeitpuffer

In der Selbstmanagement / Zeitmanagementliteratur findet sich der Tipp 40-50% Zeit für Unvorhergesehenes zu reservieren. Ich habe diesen Ansatz vor ein paar Jahren als Trainerin in Selbstmanagementtrainings auch vertreten. Schaue ich mir den Arbeitsalltag meiner Klient*innen an, scheint mir dieser Tipp so nicht (mehr) umsetzbar. Es geht meiner Ansicht nach nicht um eine konkrete Zahl (30%, 40%, 50% Zeitpuffer), sondern um das Schaffen von Bewusstsein für die Notwendigkeit und Sinnhaftigkeiten von Pufferzeiten und das individuelle Ausprobieren und Justieren dieser Zeiten.

Zeitpuffer im Arbeitsalltag schaffen

Ich möchte Ihnen ein paar kleine „Workhacks“ mit an die Hand geben, die für Puffer im Arbeitsalltag sorgen

Meetings

• Die Meetingdauer für jedes Meeting verkürzen (z.B. 30 Minuten Meetings auf 25 Minuten, 60 Minuten Meetings auf 50 Minuten). Damit schaffen Sie sich schon automatisch kurze Zeitpuffer bis zum nächsten Meeting, was dann z.B. zur vollen Stunde beginnt. Die Verkürzung der Meetingdauer lässt sich zentral über die Outlook Einstellungen standardmäßig für Meetings einstellen.
• Bei Meetingeinladungen bewusst hinterfragen, welchen Beitrag Sie im Meeting leisten können. Wenn Ihnen das mit der Meetingeinladung noch nicht klar ist, fragen Sie gerne den/die Einladende. Kommen Sie zu dem Schluss, dass sie nicht der/die richtige Teilnehmer*in für das Meeting sind, dann sagen sie ab.

Fokusthema/Fokuszeit

• Ein Fokusthema für die Woche festlegen und dafür Zeit im Kalender blocken. Ob am Stück eine längere Zeiteinheit oder pro Tag kürzere Einheiten – probieren Sie aus, was für Sie besser passt. Mit der Reservierung von Zeit für Ihr Fokusthema sorgen Sie dafür, das Dinge, die Ihren Fokus benötigen, nicht untergehen.
• Einmal im Monat für sich selbst und/oder das Team mindestens einen halben Tag für Kreatives, Neugedachtes, Strategisches blocken. Es lohnt sich, dies als Serientermin über einen längeren Zeitraum zu reservieren und sich am besten außerhalb des Bürogebäudes zu treffen. Vielleicht probieren Sie auch mal WalkingMeetings aus, die Ihre Gedanken gut in den Fluss bringen und die Kreativität anregen.
• Pro Tag eine „Stille Stunde“/“Fokuszeit“ fest im Kalender blocken. Hierfür eignet sich beispielsweise der frühe Morgen oder auch der spätere Nachmittag, abhängig von Ihrem Biorhythmus und Standardmeetings in ihrem Unternehmen.
• Die Fokuszeit so nutzen, dass Sie sich nicht ablenken lassen. Alle Ablenkungsmöglichkeiten, wie Mails, Messenger etc. dürfen Sie für diesen Zeitraum ganz bewusst „stumm schalten“. Um ihre Kolleg*innen zu informieren, können Sie z.B. Statuseinstellungen mit einem Hinweis auf ihre Fokuszeit nutzen.

Wichtigkeit/Dringlichkeit

• Jedes Todo in Bezug auf Wichtigkeit und Dringlichkeit prüfen und nicht in die „Dringlichkeitsfalle“ laufen. Die Dringlichkeitsfalle schnappt immer dann zu, wenn nur auf die Dringlichkeit und nicht auf die Wichtigkeit einer Aufgabe geschaut wird. Zudem können Dinge für eine Person sehr dringend sein, für eine andere sind sie es nicht. Es lohnt sich, auf Dringlichkeit und Wichtigkeit zu gleichen Teilen zu achten.

Wenn es richtig gut läuft, haben Sie auch kleine Puffer dafür, den Gedanken freien Lauf zu lassen.